Aufgaben, Zeitlogs

Aufträge Redaktion

Hier findest die Informationen über die Aufgaben der Fachredaktion und über unser Projektmanagement-Tool Jira.

Aufgabenpakete der Fachredaktionen

Hier findest du die Aufgabenpakete der Fachredaktionen, die als Epics bei Jira angelegt sind. Wenn du auf ein Aufgabenpaket klickst, öffnet sich eine genaue Beschreibung mit Stundenkalkulation.

Jira-Board

Hier findest du das Jira-Board, wo alle Aufgabenpakete und Aufträge organisiert werden.

zum Jira-Board

Aufgaben

Organisation der Fachredaktionsarbeit, z.B. Koordination & Steuerung von Aufgaben, Overhead
Teilnahme an der Fachredaktionsleitungskonferenz (1x monatlich)
Organisation sowie Vor- und Nachbereitung Redaktionsgruppentreffen (1x monatlich)
Überblick und Bearbeitung von einkommenden Emails (themenportale@wirlernenonline.de)
Teilnahme und Mitarbeit an Konzept und Arbeits-Workshops im WLO-Gesamtteam

Hinweise:

Wenn ihr euch zum Co-Working verabredet, sollen die Stunden nicht hier eintragen werden, sondern auf dem jeweiligen Epic, das der inhaltlichen Arbeit entspricht
Alle Termine der Redaktionsgruppen sollen in den Google-Kalender eingetragen werden.

Stundenkalkulation (für Auftragnehmer*innen):
– Pro Fachredaktionstreffen ca. 1h pro Person
– Pro Fachredaktionsleiterkonferenz ca. 1,5h pro Fachredaktionsleiter*in
– Organisation der fachredaktionellen Arbeit (Org-Overhead) und Vor- und Nachbereitung von Meetings ca. 2h pro Monat
– Teilnahem an der Projektkonferenz zur Präsentation des Entwicklungsberichts ca. 1h (einmalig)

Aufgaben:

Hinzufügen und kuratieren von neuen Inhalten
Externe Inhaltevorschläge prüfen
Aktualisierung der Fachportalseite
- Materialhighlight aktualisieren
- Termine wie Wettbewerbe aktualisieren

Hinweis: Auf dieses Epic soll die Zeit gebucht werden, die ihr direkt in die Fachportale investiert. Als Orientierung sollten es nicht mehr als ca. 10 % eures Stundenvolumens sein. Die restliche Zeit soll für die anderen Aufgaben genutzt werden.

Stundenkalkulation (für Auftragnehmer*innen):
– Abschluss des Onboarding für neue Fachredakteur*innen ca. 2h pro Person
– Teilnahme an Kick-Off Veranstatlungen ca. 0,5 – 1h
– Teilnahme an Weiterbildungen und Schulungen ca. 2h (variiert je nach Art der Schulung)

Aufgaben:

Qualitätssicherung der Themenbäume
Aufbau einer Datenbank zu Fachsystematiken und Ordnungsstrukturen
Ableitung von Regelwerken/Onboardings
Kartierung von Akteuren und Datenbeständen
Zusammenarbeit mit anderen Redaktionen und Bildungsbereichen
Konzeption und Durchführung von Schulungen
Mitwirkung bei Informationsveranstaltungen, z.B. zur Gewinnung von Redaktionsmitgliedern
Outreach auf Konferenzen und Fachveranstaltungen

Hinweis: In der ersten Phase des Projekts arbeiten wir an den ersten drei Punkten. Im Laufe der Projektzeit werden weitere konkrete Aufgaben hinzukommen.

Aufgaben:

Evaluation von KI-Vorschlägen
Erprobung neuer Software-Features und Innovationen
Verbesserung von Redaktionsabläufen, Fachportale und Suche

Hinweis: Im Laufe der Projektzeit werden weitere konkrete Aufgaben hinzukommen.

Aufgaben:

Verbesserung von Metadaten in der Datenbank
Ausbau und Verbesserung von Vokabulare
Definition von Vokabularen

Hinweis: Im Laufe der Projektzeit werden weitere konkrete Aufgaben hinzukommen.

Für das Projektmanagement von WLO benutzen wir das Software-Tool Jira, mit dem wir agil unter anderem Aufgaben, Workflows und Problembehebungen organisieren können.

Was ist Jira? Wie wird Jira bei WLO verwendet? Wie melde ich mich an? Wie werden Aufgaben für die Fachredaktionen organisiert. Antworten auf diese Fragen findest du hier.

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Kernteam-Jira

Jira Boards und Übersichten

WLO Servicedesk Board

Dieses Board ist auf der linken Seite der Arbeitstisch des Support-Teams. Auf der rechten Seite kann der Support den Stand der Arbeit im WLO-Team verfolgen.

zum Service-Desk Board

WLO Kanban

Das WLO-Kanban Board gibt Managern eine Übersicht Zum Arbeiten bekommt Ihr ein Team-/Personen-Board wie z.B. das von Codecentric und metaVentis.

WLO Kanban, don’t use

Projekt-APs als alte Epics

Bitte taggt die Issues in den alten Epic mit den Komponenten, mit denen wir künftig die Projekt-AP bündeln.

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Zeitlog und Abrechnung

Hier erfährst du, wie du deine geleisteten Stunden eintragen und deine Rechnung bei WLO einreichen kannst.

Stunden eintragen

Hier kannst du zum Jira-Board abspringen, um deine geleisteten Stunden auf die dir zugeteilten Epics zu buchen.

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Rechnungsvorlage

Hier findest du eine Vorlage, die du nutzen kannst, um deine Rechnung bei WLO einzureichen.

zur Vorlage

Wie buche ich geleistete Stunden bei Jira? Wie korrigiere ich eine Fehlbuchung? Wie reiche ich meine Rechnung ein? Antworten auf diese Fragen findest du hier.

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Dein Dashboard

Dein Team arbeitet in einem Team-Dashboard, z.B. s.o. Servicedesk. Baut Euch ein Dashboard – holt Euch Hilfe bei Anne, Hupf oder anderen.

Prozesse eines Issues

Labels: In welcher Phase arbeitet welches Team

Die Status unserer Jira-Tickets zeigen den Arbeitsstand auf einem Schreibtisch eines Teammitglieds an. In welcher Abarbeitungsphase das Ticket ist, kennzeichnen wir durch Labels

Im Servicedesk gibt es eine Besonderheit. Hier zeigt der Status auch an, ob das Ticket gerade in Verantwortung des Support (gelb) oder des WLO Team 5/6 (blau) ist.

Folgende Labels zeigen die Abarbeitungsphase:

#priorisierung

#planung

#schätzung

#entscheidung

#umsetzung

#abzunehmen

#auszurollen

Welches Team gerade plant od. baut:

#po (PO / Fachkonzept)

#ux (Usability)

#it (Maschinenraum)

#deploy (IT CI/CD)

#support

#doku

#itserv (Update, Konfig)

Labels: Vorlage in nächster Konferenz

#0-Offenes Projektbüro (nach dem Morgen-Stand-Up)

#0-Projekte-Konferenz (erster Mittwoch im Monat)

#1-Verwaltungskonferenz (Finanzielles, Rechnungen)

#1-Leitungskonferenz (Strategisches, Teamleiter)

#2-Kommunikationskonferenz (z.B. Wording, Design)

#3-Redaktionskonferenz (z.B. Redaktionsabläufe)

#4-Inhaltekonferenz (z.B. Metadaten, Erschließung)

#5-Produktkonferenz (Priorisierungen, Features)

#6-IT-Konferenz (Architektur, Backendzeugs)

Neu / Wartet auf Support (Andreas)

Ein neues Ticket kommt im Servicedesk rein und steht auf “Wartet auf Support-Team”.

Das Support-Team sichtet das Ticket
versucht es nachzustellen
falls Unklarheiten wird der “Kunde” kontaktiert
ansonsten wird das Ticket eindeutig beschrieben (Screenfotos)

Als nächstes wird das Ticket eingeordnet.

Wenn es ein Softwareproblem ist,

#software labeln

Softwareprobleme werden weiter so bearbeitet:

Ein SOFORT zu lösendes Problem oder eine KLEINIGKEIT

Wann trifft das zu?

wenn der Umsetzungsaufwand klein ist (max. 30 min)
wenn etwas dringend ist und eine Entscheidung in der Produktkonferenz zu lange dauert
wenn keine UX und nichts Strategisches betroffen ist

Was ist dann zu tun?

#sofort labeln
#umsetzung labeln (oder #planung od. #entscheidung, wenn es etwas vor der IT-Umsetzung zu klären ist)
nächste herauskommende Release setzen
Assignee wählen (der der als nächstes arbeiten muss)
Account setzten (die Organisation, die es umsetzen muss)
Ticket im Workflow weiterschieben auf “Wartet auf WLO-Team”
das Ticket wird auf den aktuellen Sprint des jeweiligen Teams gelegt

Ein normales Problem oder ein Wunsch

Wann trifft das zu?

wenn es kein #sofort Problem ist, was die Regel ist.

Was ist dann zu tun?

#priorisierung labeln
Ticket im Workflow weiterschieben auf “Wartet auf WLO-Team”

Rückfragen an Kunden sind nötig

Frage im Kommentar eindeutig formulieren
“Share with Customer”
im Workflow auf “Wartet auf Kunden” schieben

Priorisierung / Fachliche Sichtung des Backlog

Donnerstag vor Produktkonferenz (30 min)

Der Support stellt alle zur #Priorisierung anstehenden Tickets vor.

Die Tickets werden priorisiert durch das Setzen der Version / Release, in der sie möglichst zu lösen sind.

LATER / BACKLOG meint, es wird vorerst nicht gelöst
RELEASE-PLANNING: es wird für künftige Release-Planungen empfohlen, aber aktuell besteht kein Budget zur Lösung
WLO-202X-YY gibt Jahr und Monat an, wann das Problem möglichst gelöst zu releasen ist.

Weiterhin wird

die nächste Tätigkeit wird gelabelt
- #planung
- #schätzung
- #umsetzung
- (#entscheidung)
- (#abzunehmen)
- (#auszurollen)
und wer dies tun soll
- wird als Assignee festgelegt
- und als Bereichslabel
  - #po
  - #ux
  - #it
  - (#doku)
  - (#deploy)
  - #itserv